 |
Systematisk PA AB
Frejgatan 49
113 49 Stockholm
KONTAKT
Telefon: 0708 582893
|
|
|
|
|
|
|
|
[2003-12-08]
Råd inför byte av PA-system
Konsten att handla upp rätt PA-system kan sammanfattas i rådet att tänka efter före. Bengt intervjuas i nr 9/2001 av Personal & ledarskap´s temanr PA- och Lönesystem.
Ur tidningen Personal och Ledarskap
Nr 9/2001
SPECIAL: PA- OCH LÖNESYSTEM
Råd inför byte av PA -system: - Tänk efter före
Konsten att handla upp rätt PA-system kan sammanfattas i rådet att tänka efter före.
Bengt Kangas är konsult på företaget Systematisk PA som bland annat specialiserat sig på rådgivning och stöd vid inköp och användande av PA-system.
Här delar han med sig av sina råd och erfarenheter.
- Ett nytt PA-system innebär ofta en omfattande förändring i arbetsrutinerna. Och förändring tar tid. Det gäller att sätta upp en rimlig tidsplan. Och att upprätta en tydlig ansvarfördelning. För att systembytet ska lyckas finns det ett antal kritiska punkter: Att hela organisationen är med på tåget. Att man väljer rätt leverantör utifrån de egna framtagna behoven och kraven. Att systemet har utvecklingsmöjligheter för att kunna möta kommande krav från verksamheten. Och att själva avtalet är genomtänkt och så välskrivet att inte det stjälper det hela i ett senare skede.
- Ett dåligt avtal kan förstöra allt, inskärper Bengt Kangas.
Funktionstrend
Vad gäller funktionstrender inom PA-systemen berättar Bengt Kangas att intresset de senaste åren har koncentrerats mot:
- funktioner för schemaläggning efter individuella önskemål eller verksamhetshov
- funktioner för stöd av nya arbetstidsformer
- funktioner för källrapportering och kompetensplanering
- funktioner för ärendehantering (work-flow) och
- funktioner för distribuerad information.
Grunden för ett lyckat systeminköp är en gedigen förstudie. En noggrann analys av den verksamhet eller process som systemet ska stödja måste utföras.
Det gäller att skapa en vision av den ideala arbetssituationen och sedan formulera vilken typ av stöd som behövs för att främja denna. Den därpå följande behovsinventeringen ska svara på exakt vilka funktioner det är som systemet ska stödja. Verksamhetsanalysen ger här en hel del information vid handen. De kommande användarna djupintervjuas och kanske skickas att delta i workshops för att konkretisera idéer och behov. Samtidigt måste själva förändringsprojektet hållas i så pass strama tyglar att det finns möjlighet att kvalitetssäkra det.
En investeringskalkyl upprättas baserad på de kommande kostnaderna beroende på driftvalet. De två huvudalternativen är hemmadrift eller servicebyrå (benämns ofta idag som ASP-lösning). För grundinvesteringen handlar det om kostnader för maskiner och inventarier, programvaror och systemutveckling, konvertering av källdata och registeruppläggning, utbildningskostnader och andra utgifter för egna och externa insatser. Och vad gäller driftskostnaderna rör det sig exempelvis främst om avgifter till leverantören, interna systemförvaltningskostnader och lönekostnader.
- Erfarenheten visar att kostnaderna för investeringen bara uppgår till en bråkdel av vad driften och användandet sedan kostar i det långa perspektivet. Det är med andra ord mycket viktigt att välja rätt leverantör, teckna ett bra avtal och skapa sig en bra egen förvaltningsorganisation, påpekar Bengt Kangas. Kalkylen ligger sedan till grund för det kommande investeringsbeslutet och används vid uppföljning och projektutvärdering.
- Ett nytt system innebär ofta ändrade yrkesroller för vissa befattningar. Och det gäller att fråga sig vilka behov företaget kommer att ha om tre eller fem eller kanske tio år. Systemet måste vara utvecklingsbart, kommenterar Bengt Kangas. Vad gäller behovsanalysen föreslår han att beställaren tar fram en lista på tänkbara funktioner och sedan rangordnar dem mellan ett och tio efter hur viktiga de är för företaget. Om sedan alla enheter som berörs av det nya systemet fyller i listan efter sina behov får man fram ett behovsunderlag inför kravspecifikationsarbetet. Dessutom visar det sig om vissa avdelningar behöver egna moduler som inte måste finnas allmänt tillgängliga.
Det hela kokas så ned i kravspecifikationen.
- Här tvingas köparen att klargöra sina behov. Samtidigt är det viktigt att kravspecifikationen ger säljaren bästa möjlighet att förstå de olika kraven samt möjlighet att verifiera att man fått allt överenskommet vid leveransen, kommenterar Bengt Kangas. Det är tre typer av krav som fastslås i specifikationen: tekniska, funktionella och allmänna krav på leverantörens olika åtaganden. Listan används sedan som underlag vid förhandlingarna med olika intressenter.
Använd anpassat standardavtal
Vid själva offerterbjudandet finns det en mängd regler att ta i beaktande. Det handlar om allt från lagen om offentlig upphandling för organisationer inom offentlig sektor, till köpelagen och olika EU-regler om till exempel anbudstid och offentliggörande av offerten inom unionen.
Så vidtar utvärderingen av anbuden. Med hjälp av strukturerade metoder kan erbjudandena spaltas upp och jämföras mot såväl kravspecifikationen som mot varandra. När det sedan är dags att skriva avtal med den lämpligaste leverantören rekommenderar Bengt Kangas användandet av standardavtal som anpassas till den aktuella upphandlingen.
Vad gäller allmänna erfarenheter av systemupphandlingar konstaterar Bengt Kangas att ju nyare tekniken är desto större är risken för att det är att något krånglar. De stora organisationerna har haft de största problemen.
PETTER LOBRåTEN
Källa:
|
|
|
|
 |
 |
|
|
|
Global standard ska ge mer kvalitetssäker outsourcing
2010-09-23 Läs mer »
Effektivare och mer rättvis rekrytering med ny standard
2010-09-23 Läs mer »
SYSteam övertar eCompanionverksamhet.
SYSteam har träffat avtal om att överta verksamheten kring och produkten eCompanion från Logica.
2009-11-03 Läs mer »
Öhrlings PricewaterhouseCoopers och Agresso i unikt
ett unikt samarbete för att erbjuda en lösning kring leveransen av administrativa tjänster till kommuner. .
2009-01-15 Läs mer »
|
|
|
